Tarjouspyyntölomake kotisivuille: mitä kysyä, mitä jättää pois ja valmis kenttämalli

Hyvä tarjouspyyntölomake kysyy vain sen, mitä tarvitset ensimmäiseen vastaukseen: mitä asiakas tarvitsee, missä, milloin ja miten häneen saa yhteyden. Perusrunkoon riittää yleensä viisi tai kuusi kenttää. Toimialakohtaiset tarkennukset kannattaa kysyä valintoina tai toisessa vaiheessa, jolloin lomake ei näytä työläältä, mutta saat silti tiedot, joilla voit antaa hinnan.

Lomakkeessa on kaksi tavoitetta, jotka vetävät eri suuntiin. Mitä vähemmän kysyt, sitä useampi täyttää lomakkeen. Mitä enemmän kysyt, sitä paremman tarjouksen voit tehdä ilman soittokierrosta. Alla on kenttämalli, toimialakohtaiset lisäkysymykset ja ohjeet siihen, mitä tapahtuu lähetyksen jälkeen. Se ratkaisee usein enemmän kuin itse lomake.

Mitä tarjouspyynnöstä pitää selvitä?

Aloita lopusta. Mieti, mitä tietoja tarvitset, jotta voit vastata asiakkaalle hinta-arviolla tai ehdottaa seuraavaa askelta. Useimmilla palveluyrityksillä lista on lyhyt:

• Mitä: mikä palvelu tai tuote, ja mitä asiakas haluaa saada aikaan.
• Missä: paikkakunta tai postinumero, jos teet työtä asiakkaan luona.
• Kuinka iso: neliöt, määrä tai muu mittakaava, joka vaikuttaa hintaan eniten.
• Milloin: aikataulu. Kiireellinen keikka ja ensi kevään projekti käsitellään eri tavalla.
• Kenelle vastataan: nimi ja puhelinnumero tai sähköposti.

Kaikki muu on tarkennusta. Jos et käytä jotakin tietoa ensimmäisessä vastauksessa, älä kysy sitä lomakkeessa. Sen voi kysyä puhelimessa.

Kenttämalli: tarjouspyyntölomakkeen perusrunko

Tämän rungon voi kopioida lähes mihin tahansa palveluyritykseen. Sarake "Tekninen vinkki" kertoo, millä asetuksella kenttä toimii parhaiten puhelimella.

Puhelimen näppäimistöt ja automaattinen täyttö eivät ole pikkuasia. Kun kentän tyyppi on oikein, puhelin tarjoaa numeronäppäimistön ja täyttää yhteystiedot valmiiksi, jolloin lomakkeen täyttämiseen kuluu sekunteja eikä minuutteja. Googlen lomakeohjeissa neuvotaan käyttämään kenttätyyppejä kuten email ja tel sekä autocomplete-määritettä juuri tästä syystä.

Toimialakohtaiset lisäkysymykset

Perusrunko kertoo, kuka asiakas on ja mitä hän haluaa. Lisäkysymykset kertovat, mitä työ maksaa. Valitse omalta alaltasi enintään kaksi tai kolme, joilla on suurin vaikutus hintaan, ja kysy ne valintoina aina kun mahdollista.

Jos et tiedä, mitkä kysymykset ovat tärkeimpiä, katso viimeisiä tarjouksiasi. Mitä jouduit kysymään asiakkaalta puhelimessa ennen kuin pystyit antamaan hinnan? Ne kuuluvat lomakkeeseen.

Yksi pitkä lomake vai useampi vaihe?

Kun kysyttävää on enemmän kuin kuusi tai seitsemän kenttää, jaa lomake vaiheisiin. Aloita helpoista valinnoista, kuten palvelun tyypistä ja kohteesta, ja kysy yhteystiedot viimeisenä. Kun kävijä on jo vastannut pariin helppoon kysymykseen, yhteystietojen antaminen tuntuu luontevammalta kuin heti lomakkeen alussa.

Vaiheistuksen suurin etu on haarautuminen: lomake kysyy vain ne kysymykset, jotka koskevat juuri tätä kävijää. Teimme esimerkiksi kuormalavoja ostavalle ja myyvälle yritykselle polun, jossa kävijä valitsee ensin, haluaako hän myydä vai ostaa lavoja. Vasta sen jälkeen lomake kysyy kumpaankin tilanteeseen sopivat tiedot, eikä myyjän tarvitse ohittaa ostajan kysymyksiä. Ilmanvaihtoyritys Vasilian sivuilla sama periaate on toteutettu ilmanvaihtokyselynä, joka ohjaa kävijän oikean palvelun luo ennen yhteydenottoa.

Vaiheistuksessa on kolme sääntöä:

• Näytä eteneminen. "Vaihe 2/3" kertoo, ettei loppua tarvitse arvailla.
• Älä hukkaa vastauksia. Jos kävijä palaa edelliseen vaiheeseen, hänen valintojensa pitää säilyä.
• Pidä vaiheita vähän. Kolme vaihetta riittää lähes aina. Pitkä kysely, jossa jokainen kysymys on oma sivunsa, väsyttää samalla tavalla kuin pitkä lomake.

Esimerkki: remonttiyrityksen tarjouspyyntölomake kolmessa vaiheessa

Alla on valmis runko, jonka voi ottaa pohjaksi. Kysymykset on järjestetty niin, että helpoimmat tulevat ensin ja yhteystiedot viimeisenä.

Vaihe 1/3: Mitä olet tekemässä?

• Mitä remontoidaan? Kylpyhuone, keittiö, katto, julkisivu, muu
• Kohteen tyyppi: omakotitalo, rivitalo, kerrostalo, vapaa-ajan asunto
• Kohteen postinumero

Vaihe 2/3: Kerro kohteesta

• Remontoitavan tilan koko neliöinä, tai "en tiedä tarkasti"
• Milloin työ pitäisi tehdä? Mahdollisimman pian, 1-3 kuukauden sisällä, myöhemmin
• Kuvat nykytilasta (valinnainen)
• Lisätietoja omin sanoin (valinnainen)

Vaihe 3/3: Mihin vastaamme?

• Nimi
• Puhelinnumero
• Sähköposti (valinnainen)
• Lyhyt maininta käsittelystä ja linkki tietosuojaselosteeseen
• Nappi: "Lähetä tarjouspyyntö"

Kiitossivulla kerrotaan, milloin yritys ottaa yhteyttä ja mitä seuraavaksi tapahtuu, esimerkiksi arviokäynti tai tarjous sähköpostiin. Samaa rakennetta voi soveltaa mihin tahansa alaan vaihtamalla ensimmäisen ja toisen vaiheen kysymykset oman toimialan lisäkysymyksiin.

Lomake, ajanvaraus vai chat?

Tarjouspyyntölomake ei ole ainoa tapa ottaa yhteyttä, eikä sen tarvitse olla. Eri tilanteisiin sopivat eri tavat:

Monella palveluyrityksellä paras ratkaisu on lomake ja näkyvä puhelinnumero rinnakkain. Lue lisää siitä, milloin chatbot kannattaa.

Mihin lomake kannattaa sijoittaa?

Tarjouspyyntölomake ei kuulu vain yhteystietosivulle. Kävijä tekee päätöksen yleensä palvelusivulla, joten lomakkeen tai siihen vievän napin pitää olla siellä, missä päätös syntyy.

• Jokaisen palvelusivun loppuun lomake, jossa palvelu on valmiiksi valittuna.
• Puhelimella kiinteä nappi näytön alareunaan, joka avaa lomakkeen.
• Google-yritysprofiilin verkkosivulinkki suoraan palvelusivulle tai lomakkeelle, ei pelkälle etusivulle. Profiilin asetuksista kerrotaan oppaassa Google-yritysprofiili.
• Mainosten laskeutumissivulle lomake, joka vastaa mainoksen lupausta.

Mitä lomakkeesta kannattaa jättää pois?

• Pakolliset kentät, joita et tarvitse. Pakollinen yritys, osoite tai Y-tunnus kuluttajalle on syy lopettaa täyttäminen.
• Budjettikenttä vapaana tekstinä. Harva osaa arvioida hintaa, ja tyhjä budjettikenttä tuntuu ansalta. Jos budjetti on sinulle tärkeä tieto, anna valmiit haarukat ja vaihtoehto "en osaa sanoa".
• Kuvavisailut. Vanhanmalliset tarkistukset, joissa valitaan liikennevaloja kuvista, voivat karkottaa oikeita ihmisiä. Roskapostin voi torjua näkymättömästi, kuten oppaassa yhteydenottolomake ei toimi kerrotaan.
• Markkinointilupa valmiiksi rastitettuna. Lupa markkinointiviesteihin pitää kysyä erikseen, eikä ruutu saa olla valmiiksi valittuna.

Virheilmoitukset ja pakolliset kentät

Lomake hylätään usein vasta lähetysnappia painettaessa: tulee punainen virheilmoitus, jota kävijä ei ymmärrä, ja täytetyt tiedot katoavat. Muutama periaate estää tämän:

• Otsikko kentän yläpuolelle, ei kentän sisään. Kentän sisällä oleva ohjeteksti katoaa, kun kirjoittaminen alkaa, ja kävijä unohtaa, mitä kentässä kysyttiin.
• Merkitse vapaaehtoiset kentät. Kun suurin osa kentistä on pakollisia, on selkeämpää kirjoittaa "(valinnainen)" niiden harvojen perään, jotka eivät ole.
• Kerro virheessä, miten korjata. "Tarkista puhelinnumero, esimerkiksi 040 123 4567" auttaa enemmän kuin "Virheellinen syöte".
• Näytä virhe kentän vieressä ja säilytä kaikki jo täytetyt tiedot.
• Älä vaadi tiettyä muotoa. Hyväksy puhelinnumero välilyönneillä ja ilman, maatunnuksella ja ilman.

Pidä myös puhelinnumero näkyvissä lomakkeen vieressä. Osa asiakkaista haluaa soittaa, ja se on hyvä asia: puhelu on usein kaikkein kuumin yhteydenotto.

Tietosuoja: mitä lomakkeen yhteydessä pitää kertoa?

Tarjouspyyntölomake kerää henkilötietoja, joten tietosuoja-asetus koskee sitä. Hyvä uutinen on, että vaatimukset ovat selkeät, eikä erillistä suostumusruutua tarvita tarjouspyyntöön vastaamiseen.

• Käsittelyperuste. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan sopimusperuste kattaa myös sopimusta edeltävät käsittelytoimet, jos ne tehdään rekisteröidyn pyynnöstä. Tarjouspyyntö on juuri sellainen.
• Informointi. Käsittelystä pitää kertoa silloin, kun tiedot kerätään. Käytännössä riittää lyhyt lause ja linkki tietosuojaselosteeseen lähetysnapin lähellä.
• Vain tarpeelliset tiedot. Älä kysy tietoja, joita et tarvitse tarjoukseen. Tämä on sekä tietosuojaperiaate että hyvä konversiokäytäntö.
• Markkinointi erikseen. Jos haluat lähettää uutiskirjeitä, kysy lupa omalla, valinnaisella ruudulla.

Tämä on yleiskatsaus, ei oikeudellinen neuvo. Jos keräät arkaluonteisia tietoja, esimerkiksi terveyteen liittyviä, selvitä vaatimukset tarkemmin.

Lähetyksen jälkeen ratkaistaan, tuleeko kauppaa

Lomaketta voi hioa viikkoja, mutta jos pyyntöön vastataan kolmen päivän päästä, työ valuu hukkaan. Vastausnopeus vaikuttaa usein enemmän kuin yksikään kenttä. Harvard Business Review -lehdessä vuonna 2011 julkaistussa tutkimuksessa yritykset, jotka ottivat yhteyttä tunnin sisällä, saivat yhteydenotosta todennäköisemmin myyntimahdollisuuden kuin ne, jotka soittivat vasta tunnin tai päivän myöhemmin. Tutkimus tehtiin Yhdysvalloissa, mutta periaate pätee: asiakas, joka pyysi tarjouksen kolmelta, valitsee usein sen, joka vastasi ensin.

Kolme asiaa tekee lähetyksen jälkeisestä hetkestä hyvän:

• Kiitossivu kertoo, mitä seuraavaksi tapahtuu. "Kiitos, soitamme tänään kello 16 mennessä" on parempi kuin pelkkä "Viesti lähetetty". Kiitossivu on myös helpoin tapa mitata lähetykset.
• Automaattinen vahvistus sähköpostiin. Asiakas näkee, että pyyntö meni perille, ja hänellä on yhteystietosi tallessa.
• Pyyntö menee oikealle ihmiselle. Jos palveluja on useita, ohjaa pyyntö valinnan mukaan suoraan sille, joka vastaa, ja varmista, että joku hoitaa pyynnöt myös lomien aikana.

Miten mittaat, toimiiko tarjouspyyntölomake?

Mittaa lomaketta kolmella luvulla:

• Lähetykset suhteessa kävijöihin. Kun lähetys on merkitty Google Analyticsissa tärkeäksi tapahtumaksi, näet konversioprosentin sivuittain ja kanavittain.
• Kesken jääneet täytöt. Vaiheistetussa lomakkeessa näet, missä vaiheessa kävijät lopettavat. Se kertoo, mikä kysymys on liikaa.
• Tarjouspyynnöistä kaupaksi. Kirjaa, moniko pyyntö johti tarjoukseen ja kauppaan. Lomake, joka tuo vähemmän mutta parempia pyyntöjä, voi olla parempi kuin lomake, joka tuo paljon kyselyjä ilman ostoaikeita.

Konversioprosentin laskemisesta ja hyvästä tasosta kerrotaan tarkemmin oppaassa konversio-optimointi, jossa on myös laskuri.

Usein kysyttyä

Montako kenttää tarjouspyyntölomakkeessa pitäisi olla?

Perusrunkoon riittää yleensä viisi tai kuusi kenttää: mitä tarvitaan, missä, milloin, nimi ja puhelinnumero tai sähköposti. Toimialakohtaiset tarkennukset kannattaa kysyä valintoina tai toisessa vaiheessa.

Tarvitaanko tarjouspyyntölomakkeeseen suostumusruutu?

Ei tarjouspyyntöön vastaamista varten. Käsittely perustuu sopimusta edeltäviin toimiin, jotka tehdään asiakkaan pyynnöstä. Käsittelystä pitää kuitenkin kertoa, ja markkinointilupa pitää kysyä erikseen.

Kannattaako tarjouspyyntölomakkeessa kysyä budjettia?

Vain jos budjetti vaikuttaa vastaukseesi. Anna silloin valmiit hintahaarukat ja vaihtoehto "en osaa sanoa" vapaan tekstikentän sijaan.

Onko vaiheistettu lomake parempi kuin yksi lomake?

Kun kysymyksiä on paljon tai ne riippuvat palvelusta, vaiheistus on yleensä parempi. Lomake voi silloin kysyä vain ne kysymykset, jotka koskevat juuri tätä kävijää. Lyhyessä lomakkeessa vaiheistusta ei tarvita.

Kuinka nopeasti tarjouspyyntöön pitäisi vastata?

Mahdollisimman nopeasti, mieluiten saman päivän aikana. Kerro kiitossivulla, milloin asiakas voi odottaa vastausta, ja pidä lupaus.

Missä tarjouspyyntölomakkeen pitäisi olla sivuilla?

Jokaisen palvelusivun lopussa ja yhteystietosivulla. Puhelimella näytön alareunaan kannattaa lisätä kiinteä nappi, joka avaa lomakkeen, koska moni kävijä selaa sivuja puhelimella.

Voiko tarjouspyyntölomakkeeseen liittää kuvia?

Voi, ja monella alalla se säästää arviokäynnin. Salli kuvien ottaminen suoraan puhelimen kameralla, kerro suurin sallittu koko ja tallenna kuvat sivustolle, jotta isot liitteet eivät estä sähköpostin perillemenoa.

Haluatko lomakkeen, joka kysyy oikeat asiat oikeassa järjestyksessä?

Priimon sivuille saa vaiheistetun tarjouspyyntöpolun Priimo Flow'lla. Se ohjaa kävijän valintojen mukaan oikeisiin kysymyksiin, jolloin tarjouspyynnössä on heti ne tiedot, joita tarvitset. Katso, miltä se näyttäisi sinun sivuillasi: pyydä maksuton luonnos, tai lue ensin, mitä muuta yrityksen nettisivuilta kannattaa löytyä.